リーダーが心掛けるべき『満点会議』の秘訣

主任さん

うちの会社は会議が多いのですが、毎回眠くなってしまいます。。

貴重な業務時間を効率的に使うべきなのは言うまでもありません。業務時間内に行う会議をより効果的にすることで、組織としてのアウトプットをより良質にしましょう。是非最後までお読みください。

マーキー

リーダーやマネージャーの心掛けで、会議をより効果的・効率的にすることができます。

『満点会議』の秘訣
『満点会議』の秘訣【まとめ】

『満点会議』の秘訣

「会議」とは

会議（かいぎ）は、関係者が集まり、特定の目的（議題）に関して意見交換・審議し、合意・施策などの意思決定をすること、およびその物理的構成員の集まりを意味する。
wikipediaより

上記にあるとおり、会議とは定められた「目的」を達成するために「意見交換・審議」を行い、「意思決定」をする場のことです。つまり、「目的を明確」にし、「活発かつ効率的に意見交換」を行い、「決定事項jを共有」することで『満点会議』とすることができます。

会議前の心掛け

×とりあえず２時間の会議を設定して、関係しそうな部署の人に案内を送っておく

こんな会議設定をしていませんか？これでは無駄に時間を浪費するだけの会議になるのは目に見えています。会議は上述のとおり「議論して結論を出す」場ですので、良い議論となるための準備を怠ってはいけません。

●会議の目的・議論したい項目・決定したいことをしっかりと検討する

　上記をしっかち検討することで開催時間や参加者の適切な設定ができます

●事前に資料を共有し、目を通してもらった上で会議に臨んでもらう

　先にメールで質問を受けておくと、議論のポイントがし絞れ、さらに有意義な会議となります）

●「会議開始時刻」は「集合時刻」ではないことを参加者に念押しする

　遅刻する人のために他の人の時間を奪ってしまうことは避けなければなりません。

会議中の心掛け

×だらだらと始まり、なんとなく議題に沿って話をして終了。45分延長したものの結局結論は出ず、次回に持ち越し

このような会議をしていては、いくら時間があっても足りませんし、意思決定のスピードが遅れることで業績にも悪影響が出てしまいます。さらに「会議の延長」が当たり前のように行われていますが、これは人件費の浪費に他なりません。コスト意識をしっかり持ち、定めた時間内で最高のアウトプットを出すように心掛けましょう。

●まずはじめに会議の目的とゴールを明確にする

　議論が脇道にそれて時間を浪費することを避けましょう。場を和ませるための適度な余談が、盛り上がりすぎないように注意が必要です。

●参加者全員に発言してもらうことを意識する

　理由があって参加してもらっているのですから、議論に参加してもらわないと参加してもらう意義が薄れてしまいます。オブザーバーで参加していただいている上司の方にも、適宜意見をうかがい、会議後のどんでん返しが起こらないよう気を付けましょう。

●最後の10分で決定事項をまとめる

　議論をまとめて決定事項や次のアクションを参加者内でしっかり共有することが重要です。議論しっぱなしで終了させず、次につなげるよう意識することが必要です。